Além da economia de recursos, o atendimento digital reduz o prazo de espera
Arquitetos, engenheiros civis e responsáveis técnicos de obras realizadas no município de Canoinhas já podem solicitar, alvarás, certidões e outros documentos pela plataforma Aprova Digital, sem a necessidade de deslocamento à prefeitura.
A tecnologia implantada recentemente substitui o requerimento e o trabalho realizado de forma física e manual. Com essa mudança, quatro tipos de serviços já estão disponíveis no formato 100% online:
- Consulta Prévia
- Alvará de Construção
- Alvará de Regularização
- Habite-se
Segundo o secretário de Planejamento, Luiz Cezar Sakr, além da necessidade de melhorar os processos, garantir a segurança da tramitação de ponta a ponta no atendimento foi o que motivou a mudança.
Pela plataforma digital os documentos são recebidos e manipulados sem possibilidade de extravios, como é comum acontecer no modelo convencional. Agora tanto a prefeitura quanto o requerente devem cumprir um protocolo de entrega de cada documento.
“Se os documentos estiverem de maneira incompleta ou com informações incompatíveis, os profissionais não precisam retornar à prefeitura, pois o processo digital é tão eficaz que todo acompanhamento pode ser realizado de forma online e é tudo automático. A gente recebe, devolve, solicita correções instantaneamente. Tudo fica registrado e muito fácil de acompanhar”, explica o secretário.
Como os processos ficam armazenados com segurança na nuvem, o déficit de espaço físico para estocar pastas e caixas com documentos e processos impressos será resolvido de imediato. Em médio prazo a prefeitura também estima economia com insumos, como transporte, impressão e outros.
“Antes da digitalização, a gente precisava ter pastas e pastas para arquivar os documentos, todos os projetos ficavam arquivados por muito tempo, ocupando fisicamente uma área enorme da prefeitura. Outro benefício, é que os nossos usuários, os engenheiros e arquitetos, não precisarão imprimir aquela quantidade enorme de projetos que antes era necessário”, ressalta Sakr.
Em Santa Catarina já são mais de 30 cidades, incluindo a capital Florianópolis, a utilizar a plataforma digital para acelerar o atendimento aos cidadãos.
COMO FUNCIONA
A Secretaria de Planejamento ainda possui processos físicos que estão em andamento e precisam ser concluídos. Dessa forma, esses processos continuam tramitando de forma física e manual.
Já as novas solicitações devem ser feitas online. Na prática um processo digital funciona da seguinte forma:
- Protocolo: engenheiros, arquitetos e responsáveis técnicos protocolam os pedidos online, do seu escritório ou residência, sem a necessidade de se deslocar até a prefeitura.
- Análise: a prefeitura recebe o processo, analisa, encaminha, faz observações, aprova ou retorna ao solicitante, tudo de forma digital, sem papel.
- Aprovação: uma vez aprovado, o sistema emite e permite a assinatura digital do alvará e dos projetos, e o requerente pode imprimir quantas vezes quiser, dispensando carimbos, pastas e arquivos físicos.
Segundo Marco Zanatta, idealizador da plataforma Aprova Digital, o tempo de resposta para o cidadão pode se tornar até 90% mais rápido. Pela plataforma boa parte da análise é colocada no piloto automático.
“Atividades que podem ser facilmente executadas por um sistema deixam de sobrecarregar a rotina dos servidores e aceleram a emissão de alvarás e outros tipos de documentos para o cidadão”, explica.
Com isso, os servidores podem dar mais vazão aos requerimentos que estão na fila de espera e também focar em projetos mais estratégicos ao invés de ficarem alocados em tarefas operacionais, como a checagem da entrada e saída de papel.
Para acessar a plataforma em Canoinhas basta o usuário acessar o site e criar uma conta gratuita neste link: https://canoinhas.aprova.com.br
